Delegación inversa: Los mails

Todos estamos muy ocupados, rezaba un artículo del NYTimes recientemente. Ocupados y muy ocupados todo el tiempo, incluidos los fines de semana y las vacaciones; en buena medida gracias al internet y a los smart phones que nos tienen conectados con el trabajo continuamente. Una de las principales causas de esa ocupación son los correos electrónicos y los mensajes.

El relativo aislamiento de los ejecutivos terminó de desaparecer con la llegada del e-mail. Ahora el canal de comunicación está siempre abierto.

Ahora es muy fácil “copiar” al jefe para involucrarlo en el problema y con eso la delegación inversa o la delegación hacia arriba se da con mucha facilidad, disminuyendo las oportunidades para decisiones de los colaboradores y con eso, sus riesgos y sus aprendizajes de los negocios.

Según un estudioso del tema la delegación o empowerment ha caído en los últimos años y una de las razones es esa precisamente. El “copiar” al jefe llama a gritos a su intervención en la batalla de los mails. Las cadenas de mails se alargan y los jefes se ocupan con cosas que sus colaboradores deberían resolver.

No podemos regresar al siglo XVIII pero si podemos regular la delegación inversa que llena de horas de lectura de mails o en el mejor de los casos de “contestar mails “de cosas y asuntos que alguien más debería estar resolviendo en la organización.

Aquí hay una lista de sugerencias sobre qué hacer para estar menos ocupado y hacer su trabajo y no el de los subordinados:

1. Regule los asuntos en que le pueden “copiar”

Una reclamación de un cliente importante o un accidente son casos obvios para proceder con la comunicación inmediata. Fuera de unos pocos casos importantes de los asuntos “para que estés enterado” deben regularse explícitamente.

2. El 80/20

Como en casi todos los asuntos de negocios el 80% de los correos vienen del 20% de sus colaboradores. Aquí hay un espacio para analizar con sus colaboradores del 80%, qué les está pasando y cómo ayudarles a cada uno a hacer su trabajo sin la intervención continua del jefe.

3. Pedir soluciones, no problemas

Exija ser “copiado” sólo cuando el asunto ya se resolvió y que no lo obliguen a leer toda la cadena de correos sino que le preparen un resumen del asunto y de la solución implementada, ahora si, “para estar enterado”.

4. Asignar una chequera de correos por mes a los colaboradores.

Cuando el teléfono era muy caro el colaborador en América podía hablar una vez al mes o a la semana con su jefe en Europa, ahora los costos son y esto genera una pérdida al dejar de hacer cosas estratégicas por estar siguiendo la batalla de mails entre logística y producción por el incumplimiento del día.

Asigne un presupuesto de número de mails que puede enviarle cada colaborador y verá como disminuye en su bandeja de entrada.

5. La “copia” mágica

Si no te copio “ellos” no hacen nada, reza la frase más socorrida para justificar la delegación inversa. Como en algunos casos eso puede ser realidad,  vale la pena llegar al fondo del asunto y resolverlo de una vez.

6. El secretario de mails

Si usted tiene un puesto que lo justifique, la función de secretario de mails, puede ayudar a sortear y seleccionar los asuntos importantes con el riesgo que detenga los que debe dejar pasar o al revés, que deje pasar asuntos que carecen de relevancia.

7. Mercadotecnia negativa

A veces se logran muy buenos resultados cambiando algo que parece favorable en algo que tiene una imagen desfavorable. Por ejemplo, puede promover haciendo saber a todos que no es “cool” que lo estén abrumando con los correos y con esta campaña lograr bajar el número de correos.

El estar siempre ocupado es un reflejo de los problemas de la organización. Asegúrese que la delegación va siempre en el sentido adecuado y estar menos ocupado para atender los problemas importantes.

El cambio de tendencia en la comunicación no es fácil, pero hay que empezar en algún momento y el mejor momento es hoy. Aplique algunas de las recetas y busque una ocupación para el tiempo que le va a sobrar.

adminweb

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