Organización y reorganización – Parte 2

Cualquier cambio de organización tiene fuertes implicaciones estratégicas. La estructura de organización permite intentar estrategias ambiciosas o restringe a iniciativas raquíticas.
Pero lo más importante es el efecto que un cambio de estructura tiene sobre las personas que trabajan en la empresa: su identidad, su estado de ánimo y su ambición en el trabajo. El proceso de rediseñar la estructura es una tarea muy delicada para la cual tanto el que la diseña como quien la autoriza para su implementación deben prepararse cuidadosamente en al menos cuatro factores que afectan directamente al resultado final:

1.Consideración y cuidado del personal involucrado en los cambios
2.Claridad del diseño estratégico de la empresa
3.Decidir cómo se van a tomar las decisiones sobre la estructura final y las personas en cada puesto ( decidir para decidir) y finalmente,
4.La velocidad estimada de crecimiento de la empresa

1. Consideraciones sobre las personas.
Normalmente no se busca cambiar la organización como remedio a un ‘problema de organización’, lo que se busca es resolver el problema de ventas, las quejas de los clientes, el desgaste de los ejecutivos que se pasan los días en junta tras junta o alguna sintomatología similar.

Se requiere una nueva organización para realizar un proyecto de software de empresa (ERP) o para integrar a la empresa recientemente adquirida.
En una gran parte de los proyectos de consultoría se tienen que hacer cambios de la estructura de organización. Los efectos de estos cambios sobre las personas siempre están presentes y este factor debe ser una de las preocupaciones principales de los que diseñan organizaciones. Los efectos pueden ser muy positivos como una promoción o negativos como un cambio de ciudad, ser cambiado de puesto sin un ascenso o simplemente permanecer en el mismo punto mientras otros progresan. Estos cambios afectan hasta la salud física y mental del personal.

Por otro lado, el que diseña y construye estructuras de organización, selecciona (de la manera que sea, formal o informalmente, con herramientas estadísticas o psicológicas) a las personas para ocupar los nuevos puestos, con lo que tiene en sus manos el poder para determinar la suerte de esas personas y de sus familias, no sólo en el corto plazo sino también en el largo plazo.
Es un compromiso ético inevitable, es algo que se tiene que asumir; para que la empresa sobreviva tiene que cambiar las organizaciones con cierta frecuencia. Alguien tiene que ser el director general y muchos, sólo directores funcionales.
La gente se va a ver afectada y esto se debe anticipar con cuidado.

2. Diseño estratégico de la empresa
Un elemento indispensable para el concepto y diseño de la organización es tener muy claro el panorama estratégico de la compañía. La organización existe para ejecutar la estrategia y es imprescindible que la estrategia sea lo más clara y específica posible para poder diseñar la mejor estructura para ejecutarla.
Antes del empezar a escoger estructura o inclusive las bases del diseño, se necesita saber las principales estrategias, la propuesta de valor para los clientes y los elementos de la ventaja competitiva de la empresa.
También tener identificados los principales procesos de negocio y las habilidades organizacionales que el mercado valora (capabilities) para introducirlos como variables de diseño en la selección de la estructura.
Normalmente no se trata de re-escribir la estrategia sino de tener claro aspectos como las bases del crecimiento orgánico o si se va a crecer con alianzas y adquisiciones además de las ventajas competitivas que se busca fortalecer.

3. Decidir para decidir.
Este tipo de cambios implica como ya lo mencionamos, impactos sobre las personas y sus relaciones. El jefe puede encontrarse en la disyuntiva de tener que escoger para la promoción entre dos compañeros de toda la vida o bien decidir a quién despedir como resultado de las estructuras seleccionadas.
Por eso se recomienda definir antes de que llegue el momento de decidir cuál es el método de decisión, cuales son las variables a considerar y cuál es la ponderación de los factores para escoger quien se queda en su puesto y quien es promovido.
Finalmente se debe decidir quién va a tomar la decisión final, normalmente es el Director General apoyado por los expertos internos y externos.

4. Velocidad de crecimiento
Además de la estrategia clara se necesita contar con una velocidad estimada de crecimiento para poder anticipar el grado de complejidad de la operación o de la volumetría esperada, para definir por ejemplo, cantidad de personas y tramos de control de los puestos.
Con frecuencia cuando la empresa crece muy rápido, antes de terminar una estructura se encuentra con que está rebasada: se abrió otra sucursal, ahora hay un proyecto mayor o algo por el estilo, que deja el trabajo de diseño casi como tiempo y esfuerzo desperdiciados.
Es imposible predecir el futuro, pero si es posible diseñar algunas de las estructura de los escenarios probables y tenerlos en cuenta para incorporar esas variantes al diseño.

El trabajo de preparación para el rediseño de la organización permite hacer las etapas de conceptualización, diseño, construcción e implementación de la organización con un mayor profesionalismo y mejores probabilidades de éxito.

Roberto Adame

Fundador de Adame & Co., autor del libro "La invención del futuro: El desafío del liderazgo", comprometido en apoyar a las empresas a crecer y a los líderes a alcanzar sus sueños.

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