Revalorar las juntas

Demasiadas juntas y muy poca comunicación. Esta es una de las quejas frecuentes que escuchamos en todo tipo de organización, desde la pequeña empresa hasta los corporativos y los pasillos gubernamentales. En otros casos la queja es “¡No tenemos juntas! Sólo cuando hay un problema serio nos juntamos para que nos regañen”.

Ya sea por exceso o por defecto, las quejas sobre las juntas siempre están presentes y se da la paradoja que en la misma empresa las dos tipos de quejas coincidan; la falta en una parte y el exceso en otra parte de la empresa.

Aunque las juntas son esencialmente comunicación, también son muchas otras cosas, son foros de coordinación en donde se sincronizan y se acuerdan actividades para servir a un cliente, otros son foros de discusión donde se acuerdan y deciden inversiones y grandes cambios estratégicos, hay juntas de arranque del día, juntas para revisar resultados, para coordinar proyectos para resolver quejas de clientes y para fines muy específicos, tales como entrenar al personal, programar la satisfacción de la demanda, programación, etc.

Las juntas tienen muchos beneficios. Son lugares de comunicación y esta es indispensable en la empresa. Esta es la razón por la que sobreviven a pesar de los calificativos de pérdida de tiempo, desfile de ambiciones y vanidades, paño de lágrimas y algunos otros.

Aunada a esta importancia primaria de comunicación resulta que es una de las actividades en que más se invierte o se gasta el tiempo en las empresas por lo que es muy importante analizar lo que sucede en ese tiempo y hacer las juntas efectivas.

El primer paso es hacer listado de las juntas que se realizan en un mes cualquiera. Cuáles son todas las juntas, formales e informales, cuál es el propósito y quiénes acuden, cuánto duran (un atribulado ejecutivo comentaba, “¡Tengo juntas hasta las 9 de la noche y después tengo que hacer mi trabajo!”).

Después de recolectar esta información se atienden dos preguntas, la primera que no es muy lógica, es si faltan algunas juntas para incluirlos y contemplarlas en el total. La siguiente pregunta se convierte en una serie de cuestionamientos sobre si son todas indispensables y si deben acudir todas esas personas y si la frecuencia es adecuada o debe cambiar. Cada una de esas preguntas presenta oportunidades para corregir y cambiar con el propósito de hacer las juntas más productivas.

También conviene revisar la dinámica y  lo que pasa en las juntas, preguntar si asisten las personas que tienen capacidad de decisión o asisten embajadores sin poder para comprometerse y van solo a tomar nota, si las juntas duran lo establecido o se prolongan innecesariamente, si solamente habla una persona o si hay un verdadero intercambio de ideas. Estos temas ayudan a mejorar.

Por otra parte, cada junta es una sesión de promesas (“yo lo veo, yo me encargo”) solicitudes (“¿quién va a hablar con el proveedor?”) y reclamos (“no funcionó, el cliente está frenético quiere cancelar el pedido”) o reconocimientos (“Felicidades por el proyecto”) y de éstas debe quedar un registro para exigir el cumplimiento de esos pedidos y promesas y atender los reclamos del cliente.

Las juntas son parte de la vida de las organizaciones, ya sean de dos o veinte personas, presenciales o video conferencias y  es responsabilidad de los líderes preguntarse con cierta frecuencia qué está pasando con el sistema de juntas y estar atentos porque algunas desviaciones, por ejemplo la “juntitis”  puede estar mostrando los síntomas de una problemática mayor.

 

adminweb

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